Apartman Yönetimi Yıl Sonu Bilançosu

sayılı Kat Mülkiyeti Kanununda defter tutma mükellefiyeti 32 ve maddelerde yer almaktadır.

1. Karar Defteri (Kat Malikleri Kurulu Defteri)

Kanunun &#;Kararlar&#; başlıklı maddesinde &#;Kat malikleri kurulu kararları, (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılarak toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır. Karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar&#; denilerek &#;Karar Defteri&#; tutma mükellefiyeti düzenlenmiştir.

Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühürüyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar. Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.

1. Gelir-Gider Defteri

Kat Mülkiyeti Kanununda bu isim altında bir defter düzenlenmemekle beraber gelir ve giderlerin net bir şekilde izlenebilmesi adına uygulamada bu isim altında defter de tutulmaktadır. Bu defterinde noter onaylı olması ve kapanış tasdikine tabi tutulması şarttır.

Yöneticiler gelirleri (aidatlar) ve giderleri doğru bir şekilde bu deftere kaydetmeli, kaydettikleri işlemlere yönelik fatura vb. evrakları da mutlaka muhafaza etmelidir. Giderlerde fatura alınması tercih edilmeli, yazar kasa fişlerinin ise arkalarına ne için harcama yapıldığı kaydedilmelidir. Bir hizmet karşılığında bir bedel (ücret vb.) ödeme yapılıyorsa, ödemeyi yapana mutlaka ilgili belgeler (gider makbuzu, gider pusulası) imzalattırılmalıdır.

Aidatlar toplanırken, kat maliklerinin bir listesinin yapılması, önce bu listeye göre tahsilatın gerçekleştirilmesi, ödeme alınırken (aidat toplanırken) ya da toplandıktan çok kısa bir süre sonra gelir makbuzunun da düzenlenmesine özen gösterilmelidir. Aidatların banka aracılığı ile tahsil edilmesi de mümkündür. Ya da toplanan aidatların topluca bankaya yatırılmak istenebilir. Bu durumda mutlaka apartman ya da site yönetimi adına hesap açılmalı, ancak sevk ve idaresi yöneticiye verilen bir hesap açılmalıdır. Bu tür hesaplar bankalarca uygulamada açılabilmektedir.

Karar defterinin her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. İşletme defteri tutulursa onun da her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.

İşletme projesinin yapılması:

Madde 37 – Kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi yoksa, yönetici gecikmeksizin bir işletme projesi yapar.

Bu projede özellikle:

1. a) Anagayrimenkulün bir yıllık yönetiminde tahmini olarak gelir ve gider tutarları;
2. b) Tüm giderlerden her kat malikine, bu Kanunun 20 nci maddesindeki esaslara göre düşecek tahmini miktar;
3. c) Tahmini giderlerle diğer muhtemel giderleri karşılamak üzere her kat malikinin 20 nci maddedeki esaslara göre vermesi gereken avans tutarı; Gösterilir. Bu proje, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenir ve proje hakkında, karar verilir, gerekirse yeni bir proje hazırlanır. Kesinleşen işletme projeleri veya kat malikleri kurulunun işletme giderleri ile ilgili kararları, İcra ve İflas Kanununun 68 inci maddesinin 1 inci fıkrasında belirtilen belgelerden sayılır.

Aidat Borcunun İcra Takibine Geçilmesi Açısından Sonuç

Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre gider payını ödemeyen kat malikine karşı, yönetim planına, Kat Mülkiyeti Kanunu ve Genel hükümlere göre ilamsız icra takibi yapılabilir. Borçlu ödeme emrine itiraz ederse yönetici kesinleşen işletme projesine VEYA kat malikleri kurulunun işletme giderleri ile ilgili kararlarına dayanarak icra mahkemesinden itirazın kaldırılmasını isteyebilir. Çünkü kesinleşen işletme projeleri veya kat malikleri kurulunun işletme giderleri ile ilgili kararları, İİK’nın Maddesinin 1. Fıkrasında belirtilen belgelerden sayılır ve kayıtsız şartsız borç ikrarını içerir.

O halde aidat borcu bakımından elimizin güçlü olması için kesinleşmiş işletme projemiz olmalı ve usulüne uygun tutulan karar defterinde işletme giderleri ile ilgili karar alınması gerekir.

Profesyonel Apartman/Site Yönetim Hizmetleri

Site Yönetimi

– Site Yönetim Planının hazırlanması,
– Yıllık Site İşletme Projesinin (Site Bütçesi) hazırlanması ve kat maliklerine  bildirimi,
– Kat Malikleri Kurulunun,Genel Kurul Toplantısında aldığı kararların titizlikle yerine getirilmesi,
– Tesiste yer alan makine ve ekipmanın (asansör,jeneratör,hidrofor vb) periyodik bakım listelerinin hazırlanarak,bakımların aksatılmadan ve titizlikle sağlanması,
– Site birimlerinin ihtiyaç duyduğu bakım ve onarımların sağlanması,
– Site Demirbaş Defterinin düzenli takip edilmesi,
– Satın alınacak Mal ve Hizmetler ile ilgili sözleşmelerin hazırlanması,
– Site Güvenliğinin günlük kontrol ve denetimi,
– Site Temizlik Hizmetlerinin günlük kontrol ve denetimi,
– Site Hizmetlilerin, İş Tariflerine, göre yönetim ve denetimi,
– Sitenin, 3.Şahıs ve Belediye Kurumları nezrinde temsili,
– Site ile ilgili her türlü kıymetli evrak ve dokümanın düzenli arşivlenip, muhafazası,
– Site sakinlerinin ihtiyaç ve şikayetlerinin giderilmesi,
– Her yıl tekrar edilen Kat Malikleri Genel Kurul Toplantısının organizasyonu.

– Yıllık İşletme Projesinin (Site Bütçesi) hazırlanması,
– Aylık aidatların belirlenerek Kat Maliklerinden (banka yoluyla) tahsili,
– Aylık Genel Giderlerin (banka yoluyla) aksatılmadan ödenmesi,
– Sayaç (doğalgaz,elektrik vb) tahakkuklarının yapılması,
– Kat Malikleri Cari Hesaplarının takibi,
– Günlük Kasa Raporu,
– Aylık Site Gelir/Gider Raporunun hazırlanması,
– Aylık ve Yıllık Bilançonun hazırlanması.
– Kanuni Defterlerin (İşletme defteri,kasa defteri vb) tutulması,
– Yıl sonu Faaliyet Raporunun,yönetime takdimi.

Tüm muhasebe defter kayıtları “Site Otomasyonu” yazılımı kullanılarak, bilgisayar ortamında tutulmaktadır.

– Hizmetlilerin, “Hizmet Sözleşmeleri”nin ve “İş Tarifleri”nin hazırlanması,
– Hizmetlilerin İş Akitlerinin imzalanması ve SGK gereği işe yerleştirme prosedürlerinin tamamlanması (İşe Giriş bildirgesi,SGK bildirimleri vb).
– Hizmetli Ücret Bordrolarının hazırlanması ve Maaş Ödemeleri,
– Hizmetli günlük Çalışma ve İş Planlarının hazırlanması,
– SGK Prim Tahakkukları ve Prim Ödemeleri,
– Hizmetli Kıdem Tazminat Fonunun oluşturulması,
– Hizmetli yıllık izin cetvellerinin hazırlanması ve takibi,

– Blokların içindeki Ortak Alanların (merdiven,sahanlık vb) Temizlik Planının yapılması ve denetimi
– Dairelere “Servis” ve “Çöp Toplama” saatlerinin planlanması ve denetimi,
– Site Ortak Alanlarının Temizlik Planının yapılması ve denetimi,
– Haşere İlaçlama periyotlarının tespit ve planlanması.
– Temizlik Personelinin Yönetim ve Denetimi.

– Tesiste yer alan, asansör, jeneratör,hidrofor,havuz vb gibi makine ve ekipmanın bakım sözleşmelerini hazırlamak ve gerekli bakımları yaptırmak,
– Yangın söndürme tüp ve sistemlerinin çalışır halde muhafazasını temin etmek,
– Doğalgaz, elektrik ve su sayaçlarının düzenli bakım ve kontrolünü sağlamak,
– Havuz ve sosyal alanların bakım ve temizliğinin sağlanmasını temin etmek,
– Peyzaj ve Çevre bakımını sağlamak ve denetlemek,

– Site sakinlerinin, birbirleriyle olan sosyal ilişkilerinin gelişmesini sağlayacak faaliyetlerde bulunarak, “Ortak Yaşam Kültür”ünün yaratılmasına katkıda bulunmak,
-Sosyal aktiviteye yönelik kurslar düzenlemek (el sanatları,beceri kursları vb),
– Tracking,Jogging,mountain-bike vb genel ve katılıma açık programlar düzenleyerek sosyal hayata hareketlilik kazandırmak,
– Site sakinleri ile yakın iletişim içinde olunarak,beklentilerin karşılanması için çalışılacak.

– Site Yönetimin taraf olduğu tüm hukuki takipler ile ödenmeyen aidat alacakların hukuki yollardan tahsil ve takiplerinin yapılması,
– Tesisin, Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunun Yöneticiye verdiği Görev, Sorumluluk ve Hak’larla sınırlı kalmak kaydıyla yönetimi.

– Güvenlik Şirketi ile Sözleşme imzalanması,
– Site Risk Planının hazırlanmasının sağlanması,
– Güvenlik “Kontrol Noktaları”nın tespiti,
– Güvenlik  “Devriye” güzergahının tespiti,
– Günlük Kontrol Raporlarının incelenmesi ve takibi,
– Site Giriş-Çıkış Raporlarının düzenli tutulmasının temini,
– Araç girişlerinin denetim ve kontrol altında tutulmasının temini,
– Aylık Güvenlik Denetim Raporlarının temini

Apartman aylık gelir gider tablosu örneği word!
Apartman yöneticisi, apartman aylık gelir gider tablosunu da her yıl yeniden hazırlıyor. Gerçekleşen kat malikleri toplantısında apartman için toplanan gelirlerin, giderler ile kıyaslanması, mevcut durumun kat maliklerine haber verilmesi gerekiyor. 

Apartman yönetiminin tüm gelir ve giderlerinin açıklanması, ve bankada ya da apartman kasasında hali hazırda olan miktarların açıklanması şartı bulunuyor.

Tablonun yer alacağı apartman karar defterinin noter tarafından tasdik ediliyor. Tasdiklenen apartman karar defterine toplantıda alınan kararlar şöyle ifade ediliyor:

''Öncelikle, deftere toplantıya katılan kat maliklerinin isimlerinin yazılması gerekiyor. Toplantıya katılmayan fakat yazılı olarak yetki verilen kişiler var ise yazılar saklanmak üzere teslim alınarak onlar da söz sahibi sayılıyor.

İsimlerin kaydedilmesinden sonra alt kısma madde madde alınan kararlar öncelikleri ile yazılıyor.

Apartman karar defterinin eski