Ingilizce Yazışma Kalıpları

İpuçları

İpuçları

Alper Onur
Mayıs 19,

6 dakikalık okuma

Teknolojinin iletişim dünyasına hızlıca dahil olmasıyla birlikte mektup, dilekçe, iş başvurusu, davet veya kutlama gibi çok çeşitli amaçlarla e-posta iletisi gönderilmeye başlandı. Günümüzde hem özel yaşamda hem de iş yaşantısında e-posta iletilerinin önemi gitgide arttı.

Bir önceki kuşağın özenle gerçekleştirdiği mektup yazma görevi, kuralına uygun e-posta yazımı biçimine dönüştü. Dolayısıyla, İngilizce e-postaları düzgün biçimde yazmak artık bu yabancı dilin öğreniminde temel konulardan biri.

İngilizceyi yeni öğrenmeye başlayanlar veya seviyelerini ilerletmek isteyenlerin sıkça sorduğu &#;İngilizce e-mail (e-posta) yazarken işinize yarayabilecek püf noktaları nelerdir?&#; sorusuna yanıt olabilecek hususları bu yazıda bulabilirsiniz.

E-posta Hitap Biçimleri İlk İletişim Aracınızdır

İngilizce e-posta içeriği hazırlarken hitap şekliniz çok önemlidir. Samimi olduğunuz arkadaşınıza veya aile bireylerine isimle hitap etmek uygunken resmî yazışma niteliğindeki profesyonel e-posta içeriğinde ad soyad veya unvan bilgisi mutlaka olmalıdır.

Resmî olmayan hitap şekli:

• Dear Friend (Sevgili Arkadaşım)
• Dear John (Sevgili John)
• Hello Mary (Merhaba Mary)
• Hi Julia (Selam Julia)

Resmî hitap şekli:

• Dear Frank Stevenson (Sayın Frank Stevenson)
• Dear Mr. Frank Stevenson (Sayın Bay Frank Stevenson)
• Dear Prof. Dr. Frank Stevenson (Sayın Prof. Dr. Frank Stevenson)

E-posta göndereceğimiz kişinin ad soyad bilgisine sahip değilsek ama unvanını veya görev tanımını biliyorsak hitap için kullanmamız mümkün.

• Dear President (Sayın Başkan)
• Dear Mr. Craig, Secretary General (Sayın Genel Sekreter Bay Craig)

Eğer e-posta resmî bir yazışma amacıyla kullanılıyorsa ve bir kuruma gönderiliyorsa daha nötr bir hitap biçimini kullanmak da mümkün.

• To Whom It May Concern (Sayın İlgili)
• Dear Madam / Sir (Kıymetli Hanımefendi / Beyefendi)

E-postanın Konusunu Doğru Betimleyin

E-posta göndereceğiniz kişinin veya kurumun adresini yazdıktan sonra, &#;Subject (Konu)&#; kısmında e-posta gönderme nedeninizi birkaç sözcükle mutlaka anlatmanız gereklidir. Konu kısmı iletişim amacınızı açıkça ifade eden ve alıcının e-postanızı neden okuması gerektiğini anlatan en önemli bölümdür.

Subject: (Konu:)

• Application for the Job Position System Engineer (Sistem Mühendisi Pozisyonu için İş Başvurusu)
• Invitation for the Annual Conference of Human Resources Management Association (İnsan Kaynakları Yönetimi Derneği Yıllık Konferansı için Davet)
• Proposal for International Collaboration (Uluslararası İşbirliği Teklifi)
• Purchase of New Desktop Computers (Yeni Ofis Bilgisayarlarının Satın Alınması)
• Updated Package of Insurance Premiums (Güncellenen Sigorta Primleri Paketi)
• Renewal of Your Contract Numbered ( Numaralı Sözleşmenizin Yenilemesi)

E-posta Yazma Niyetinizi Belirtin

Eğer daha önce size e-posta yazan birine yanıt veriyorsanız, yani ¨Reply¨ (&#;Cevapla&#;) seçeneğini tıkladıysanız metninize bir teşekkür mesajıyla başlamanız uygun olacaktır.

• I would like to thank you for your kind invitation. (Nazik davetiniz için teşekkür ederim.)
• We are pleased to know that you would like to cooperate with our organization. (Kurumumuzla işbirliği yapma isteğinizden dolayı memnuniyet duymaktayız.)
• We appreciate your proposal for the renewal of your contract. (Sözleşmenizi yenileme talebinizden dolayı minnettarız)
• I am writing to you regarding the job position for Marketing Executive posted on your website. (Web sayfanızda yayınlanan Pazarlama Yöneticisi pozisyonuna ilişkin sizinle iletişim kurmaktayım.)

İlk kez e-posta gönderen taraf veya kurum sizseniz, öncelikle kendinizi tanıtmak ve e-posta gönderme amacınızı kısa ve öz bilgilerle anlatmanız gerekli olacaktır. Buradaki püf noktası şudur; tanıtma ve amaç bölümlerini ayrı mini paragraflar halinde tasarlamanız, hem okuyucuya kolaylık sağlar hem de niyetinizi İngilizce olarak net biçimde anlatmanıza yardımcı olur.

• I am the Head of Marketing Department at CBC Capital. (CBC Capital Pazarlama Bölümü yöneticisiyim.)
• I represent CBC Capital where I work as a Computer Engineer. (Bilgisayar Mühendisi olarak çalıştığım CBC Capital’i temsil etmekteyim.)
• I am interested in your new investment tool which suits our business objectives. (İş hedeflerimize uygun olan yeni yatırım aracınızla ilgilendiğimi belirtmek isterim.)
• I am writing you on behalf of the Organizing Committee of HRM Conference (HRM Konferansı Düzenleme Kurulu adına sizinle iletişime geçmekteyim.)
• We are pleased to inform you that our next annual conference will be held in June in Madrid, Spain. (Bir dahaki yıllık konferansımızın Haziran ’de İspanya’nın Madrid şehrinde gerçekleşeceğini bildirmekten memnuniyet duymaktayız.)
• My name is Sarah Wilkins. I am the Editor of Fashion Journal. We would like to have an interview with you for our next issue. (Adım Sarah Wilkins. Moda Dergisi’nin editörüyüm. Gelecek sayımız için sizinle röportaj yapmak istemekteyiz.)

E-posta Metninizi İyi Dileklerle Tamamlayın

E-posta içeriğinizi oluşturan konuyu, kim olduğunuzu ve talebinizi İngilizce kalıplarla kısa ve net anlatmanız hem resmî hem de resmî olmayan yazışmaların ortak özelliğidir. Zamanın değerli olduğu günümüz iş yaşantısında kısa, anlaşılır ve iyi tasarlanmış bir metni okumak hem e-posta alıcısının size olan güvenini artırır hem de talebinizin olumlu karşılanma ihtimalini yükseltir.

Bu nedenle, uzun ve karmaşık bir konudan bahsediyorsanız İngilizce e-posta metninizi en fazla iki üç kısa paragraftan oluşturabilirsiniz. Son paragrafınızın talebinizi veya karşılığında duymayı istediğiniz yanıtı net olarak belirtmesi çok önemlidir. Son paragrafta kullanabileceğiniz İngilizce e-posta bitirme kalıpları da şöyle özetlenebilir.

• I am looking forward to hearing from you. (Yanıtınızı sabırsızlıkla bekliyorum.)
• We would be pleased to see you in Vienna next month. (Sizleri önümüzdeki ay Viyana’da görmekten memnuniyet duyarız.)
• It would be a pleasure if you could consider my skills appropriate for the position. (Becerilerimin bu pozisyona uygun olduğu kanaatine varmanızdan mutluluk duyarım.)

Bu noktada, e-posta mesajınıza ilaveten bir de belge gönderiyorsanız İngilizce ek gönderme kalıbını kullanmayı ihmal etmemelisiniz.

• Please find attached my résumé and cover letter. (Özgeçmişim ve ön yazım ekte sunulmaktadır.)
• Please find attached all the documents required for the contract. (Sözleşme için gerekli tüm belgeler ekte sunulmaktadır.)

İngilizce E-Posta Kapanış İfadelerini Kullanın

İngilizce e-posta kapanış paragrafını tamamlamak için son bir dokunuşa daha ihtiyacınız olacak. Son dokunuş tek sözcük veya sözcük öbeklerinden oluşan İngilizce kalıplarla ifade edilir. Samimi bir e-posta gönderiyorsanız aşağıdaki ifadelere yer verebilirsiniz:

• Yours (Sevgilerimle)
• Best Wishes (En iyi Dileklerimle)
• Regards (Saygılarımla)
• Kind Regards (Saygılarımla)

İngilizce resmî yazışma kurallarına uygun bir metin hazırlıyorsanız son dokunuşta iki sözcükten oluşan kalıpları kullanmalısınız.

• Yours sincerely (En Derin Saygılarımla)
• Yours faithfully (En İçten Saygılarımla)

Elbette, bu e-posta iletisinin finali sizin imzanız olacağından en altta adınızın, soyadınızın ve gerekiyorsa iletişim bilgilerinizin bulunduğundan emin olmalısınız.

Yukarıda örneklerle ayrıntılı biçimde açıklanan İngilizce e-posta yazım tekniklerinin püf noktaları özetle şöyle:

1. Konuyu belirleyip kısaca yazın.
2. Hitap şeklinizi seçin.
3. Kendinizi kısaca tanıtın.
4. E-posta yazma nedeninizi açıklayın.
5. Talebinizi tek cümleyle dile getirin.
6. Ek belgeleri gönderdiğinizi İngilizce metin içinde hatırlatın.
7. En iyi dileklerinizi sunun.
8. İmzanızı atın.

İngilizce e-posta yazarken işinize yarayabilecek püf noktaları şimdilik bu kadar. Ama elbette İngilizcenizi daha ileri bir noktaya taşımak için hem yazılı hem sözlü olarak sürekli pratik yapmanız gerekir. Open English platformu sayesinde İngilizceyi sıfırdan öğrenebilir, düzenli tekrarlarla İngilizcenizi geliştirebilirsiniz.

Bu yazımızda özellikle iş hayatında oldukça faydalı olacağını düşündüğümüz İngilizce mail kalıpları ve İngilizce örnek mailler gösterilmiştir.

İngilizce Mail Kalıpları

Nasıl ki gündelik yaşantımızda iletişim kurmak için selamlama ifadelerinden yararlanıyorsak İş e-postalarını da daima bir çeşit selamlama ile açmak gerekmektedir.

Aşağıdaki tabloda resmi olmayan durumlardaki e-posta giriş ifadeleri derlenmiştir:

Aşağıdaki tabloda resmi durumlardaki e-posta giriş ifadeleri derlenmiştir:

E-posta gönderilecek kişinin ad soyad bilgilerine hakim değilsek ve unvanını veya görev tanımını biliyorsak bunları kullanarak e-posta giriş cümleleri olarak aşağıdakileri kullanabiliriz:

E-posta resmi bir kurum ile yazışma amacıyla kullanılıyorsa bu durumda nötr bir dil kullanmak isabetli olacaktır:

Daha önce yazılmış bir e-postayı yanıtlarken ya da  e-posta yazan birine yanıt verilecekse sizinle iletişime geçmesi sebebiyle o kişiye teşekkür etmek oldukça yaygın bir durumdur:

İlk e-postayı gönderecek olan taraf veya kurum sizseniz, öncelikle kendinizi tanıtmalı ve e-posta gönderme amacınızı kısa ve öz bilgilerle anlatmanız gerekecektir.

E-postayı yazma sebebini açıklarken aşağıdaki gibi ifadeler kullanırız:

Ve son olarak e-postayı kapatmak gerekmektedir. Aşağıdaki örneklerden herhangi biri kullanılarak e-posta ifadeleri bitirilebilir.

İngilizce e-mail Örnekleri

Yukarıdaki ifadelerden yola çıkarak yazılmış örnek e-postalar aşağıdaki gibidir: